很多学者或作者时不时会有机会撰写像百科全书或手册这样的参考工具书。英文词汇encyclopedia（百科全书）已经有几千年的历史了，它来自表示普通教育的希腊语词汇。作为一般参考书的词义出现在十八世纪，当我还是学生时，无处不在的还是《大英百科全书》（Encyclopædia Britannica），但也有专门的语言、法律、数学、美食、音乐等百科全书。这些书有时被称为手册（handbook）或若是每年出版的就称为年鉴（yearbook）。还有特定地理区域的百科全书，例如在线New Georgia Encyclopedia或Oregon Encyclopedia。
像百科全书这样的参考工具书通常以类别分类，如传记、事件、地方志、机构、思想和理论，以及自然世界。在互联网时代，均衡的收录内容是至关重要的，这可以确保不仅仅是最受欢迎的主题，而是所有必要的主题都得到很好地涵盖。编辑们讨论正确的分类方法，要包含哪些主题，应该分配多少单词。他们负责寻找最权威的作者，若是有人在一个关键的主题上没有取得进展时，编辑们会备感焦虑。
作者应该注意些什么？
第一条规则是不要超出字数限制范围，哪怕你认为你的课题应该值得给予更多空间或者超出分配给你的500字、750字或2000个字。这是一个实践你的简洁美德的良机。
利用现有的、有据可查的研究，哪怕这些研究文档不会出现在将要印刷或发表出来的文章中。许多参考工具书要求有引用和注释，但会将它们作为编辑们和事实检查员的使用的内部工具，并将它们存档，以防日后遇到问题。
你的受众是普通读者，因此要考虑到对该课题感兴趣但又对其不熟悉的人。这意味着你要么避免使用技术术语，要么不引人注目地进行解释。你也需要以适合主题的方式组织内容和阐述主题。我们很容易陷入一个放之四海而皆宜的模式，但是有些主题需要事件的年表，有些需要对过程、问题或推理进行解释，而有些最好以一种惊奇感来处理。
具体细节就像你的朋友。不要只是说某人是某个大家庭的一份子，而是说到她有六个兄弟和一个姐妹。细节向读者和裁判显示你有做一些功课，并防止读者走神。如果你能做到，例如处理好一件轶事或离奇的事实，这就会产生截然不同的效果，是一个令人难忘的简介还是仅仅做事实流水账。
记得开场要强势，开个好头。以下是一些摘自《牛津美国饮食文化百科全书》（Oxford Encyclopedia of Food and Drink in America）的例子。
- Fudge, typically chocolate but commonly marketed in dozens of flavors, is a candy made by boiling a sugar mixture until it forms a soft ball when dropped into ice water (or reaches 234˚ F to 238˚ F at sea level), then stirring to make a soft candy.
软糖，通常指巧克力口味，但市场上常见的有几十种口味，是一种糖混合物，经过煮沸，在冰水中（或在海平面达到234°F到238°F）形成一个柔软的球体，然后搅拌成软糖。 - Cream soda is a soft drink whose main ingredients are water, sweetener, and vanilla.
奶油苏打水，一种软饮料，其主要成分是水、甜味剂和香草。 - The cucumber, Cucumis sativus, is a subtropical annual originating in India.
黄瓜，小黄瓜，一种起源于印度的亚热带一年生植物。 - Applejack, an American type of apple brandy, was widely produced during the colonial period of American history.
苹果白兰地，一种美国类型的苹果白兰地，在美国殖民历史时期广泛生产。
这样的开篇让读者感兴趣，并暗示接下来还有什么：发现、驯化、特性、食谱、文化影响等。有个良好的开头，你的大部分工作就已完成了。
百科全书及其他参考工具书为作者提供一个机会，让笔者思考如何将自己早已熟悉的内容变得具有教育性。这些内容也可以成为你重新思考和扩展你专业知识的一种方式——学习些新的或更全面的东西等。这绝对值得一试。
作者信息
Edwin L. Battistella
阿什兰南俄勒冈大学语言学和写作教授，并曾担任院长和临时教务长。著有Do You Make These Mistakes in English? (OUP, 2009), Bad Language (OUP, 2005), 和The Logic of Markedness(OUP, 1996)等图书。
