学生问老师：“要怎么写出专业的商业email？”
老师回答：“简洁明了，句子要短。”
学生又问：“怎么写短句子？”
我们今天一起来看一个“三步到位”的商业英文写作策略。进入策略之前，先看这个例句，我们习惯性写出这样的Email句子：
For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.（供您参考，在此知会您，我们已于9月10日寄出会计服务的细节和申请表格。）
这个句子太复杂了！简化成以下句子，一目了然：
I'd like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application form on September 10th.
比较这两种写法，哪里相同，哪里不同？仔细观察，你可以看出简洁的沟通的三步到位策略：
第1步：去掉多余的字
第2步：一个句子一个概念
第3步：只用主动语态
第1步：去掉多余的字
For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.
为什么"For your information"是无意义的词，为什么？因为少掉了完全没有影响。
更多参考例子：
1、repeat again→repeat
2、small in size→small
3、cooperate together→cooperate
4、for the purpose of →for
第2步：一个句子一个概念
记住一个原则，句子越短就越容易懂：
一个句子少于10个字，读懂率是98%。
一个句子少于20个字，读懂率是75%。
一个句子多于20个字，读懂率是4%，读者必须一读再读。
Email简洁的原则是一个句子只传达一个概念。判断句子有几个概念，就看它有几个动词。
Please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.
这个句子有两个动词。"advise"和"sent"，”告知」和”寄出」这两个概念，就分成两句来写，不只是分成两句，甚至可以分成两段，就更好读了。
"I’d like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application form on September 10th."
第3步：只用主动句态
就句子的字数来看，主动句的字数一定比被动句少，更简单明了。商业沟通尽量用主动语态。只有三种情况例外：
1、不知道是谁做的
My cellphone was stolen yesterday.（我的手机昨天被偷了。）
2、谁做的并不重要
Your application is approved.（你的申请核准了。）
3、刻意模糊做这件事的人
Mistakes were made.（错误已经发生。）
Your request for a lower interest rate has been denied.（你降低利率的申请未通过。）
