在电子邮件的写作中，如果不尝试着偶尔来个新鲜说法的话，总是不断地以“I hope you’re doing well”或者“have a great day”开头，久而久之，相信即使自己不厌倦，长期与你沟通联系业务的客户也会觉得有些乏味。
上面的例子就是人们常说的电子邮件中的陈词滥调。这些句子没有实际含义，却仍有其存在的价值，因为虽然你并不知道对方是否安好，可这样的一个开头会让你显得礼貌体贴。但要让对方更觉得你贴心，最好采用下面的建议，做些用词用语的调整，使你的邮件显得新颖独特更具人性化。
一、问候类
“hi, name”对于大多数电子邮件来说是一个完美规范的开头语，当然有些语境可能不太适合。不过，在称呼完对方之后，接下来怎么说呢？
陈词滥调1：“How are you?”或“How are you doing?”
升级方案：
- 开门见山：称呼完姓名后单刀直入谈论业务也没有关系，你只需要写完之后在检查的时候注意下用词不要唐突或者不友好就行。
- 闲谈几句：如果你认识收件人，并且对方也不会介意你谈谈你们之间的关系，那么你可以这么说“I’m glad we had a chance to chat at the Acme Sales Lunch last month. I hope you enjoyed the rest of your stay in San Francisco.”
陈词滥调2：“I’m NAME and I work for COMPANY.”
尽管给不熟悉的人发邮件的时候，需要介绍下你的身份，但是这种介绍看起来会比较平淡无奇。下面有几个妙招可以一试。
升级方案：
- 点出中间人：如果你们是经同一个熟人介绍联系的，那你可以说“Ella Quint at ABC Widgets suggested I get in touch.”
- 直接讲重点：那些工作比较忙的人特别喜欢直奔主题的电子邮件，比如“I’m reaching out because . . .” or “I’m writing to learn more about . . .”
陈词滥调3：“Per our conversation . . .”
这句话会给人一种过于正式和指手画脚的印象，甚至可以说是一种发号指令的强势语气。
升级方案：
- 亲和有礼：“When we chatted last week, we agreed that we would draft the quarterly report by July 15.”
二、道歉类
金无足赤，人无完人。每个人总会一不小心把事情搞砸，那么我们可能就会需要写一封道歉的电子邮件。不过需要注意的是，要是你想写一封虚情假意的道歉邮件就不必了。
陈词滥调4：“Sorry for the late response.”
我们有时候会因为工作繁忙一时半会忘记及时回复重要邮件，但是在邮件中强调你的过失则会让事情显得更糟糕。
升级方案：
- 将抱歉换成感谢：“Thanks for your patience while I waded through my inbox deluge.”
陈词滥调5：“I’m sorry you feel . . .” or “I’m sorry, but . . .”
当你说“I’m sorry you feel angry”的时候 ，实际上给人的感觉是你在说“I’m upset that I have to deal with your anger.”，因而无法起到应有的效果。当然，说“I’m sorry, but . . .”就更差了，因为这句话的潜台词是“I’m not sorry and I’m going to make an excuse.”。
升级方案：
- 只道歉，不解释：还可以详细说明道歉因由，如“I’m sorry my tardiness inconvenienced you yesterday.”
三、结束类
如果你是用心写了封重要的邮件，那么千万别在结束语处使用陈词滥调。
陈词滥调6：“Looking forward to hearing from you.”
基本上没有人喜欢这句话，因为这句话其实就是在暗示对方“You’d better write back.”
升级方案：
- 行动召唤：如果你想让对方早点回复，那么就直接说你想让他们做什么，如“Would you please let me know by September 13th if you’ll be able to attend?”。
陈词滥调7：“Thanks in advance.”
虽然电子邮件应用程序Boomerang将“Thanks in advance.”评为回复率最高的结束语，但它却并不是最能表达善意的结束语，因为它暗示着“I expect you to do this.”。
升级方案：
- 感激具体化：与其令人听起来你是在要求对方做什么，不如把你要感激的事情明明白白说出来，具体化的表达相对于空空的套话来说更能让人看出你的诚意，如“I’m grateful for your help on . . .”
